Les Fichiers plats sont des rapports au niveau des articles et la source de données pour les rapports de performance et les barèmes de paiements. Ils offrent également des informations supplémentaires, notamment les événements rejetés, les articles reportés au mois suivant ou les articles pour lesquels il existe une RESDES mais pas d'EMD.

Les Fichiers plats sont créés uniquement pour les signataires des accords PRIME. Il existe des Fichiers plats pour Recommandé, Exprès, Suivi, mais pas pour Assuré.

Il existe 6 types de fichiers plats :

  • Élément de paie : Vous trouverez ici les éléments qui ont été inclus dans les rapports et les barèmes. Les articles sont ceux qui ont été qualifiés pour le paiement dans le mois de rapport = articles avec EMD dans le mois de rapport et articles reportés du mois précédent. Ce fichier plat contient l'origine et la destination de chaque article, son code-barres, la date et l'heure de chacun des scans reçus (événements EDI) et à la fois le statut de retour d'informations à temps et le statut de livraison à temps, qui sont considérés pour le calcul de la performance. À partir de janvier 2019, le fichier plat indique également le code postal de livraison/collecte et la norme de livraison associée à ce code postal particulier. Le statut de retour d'information à temps est indiqué dans la colonne Y. Il peut être « Information à temps », « Retour d'information tardif », ou « Non disponible », que le système considère comme étant à temps. Le statut de livraison à temps fait référence au statut de livraison de chaque article et est indiqué dans la colonne X. Il est calculé par rapport aux normes de livraison fournies par chaque poste. Le statut peut être l'un des suivants :
    • Aucune information de livraison : Aucun événement de livraison n'a été envoyé pour cet article.
    • Pas de norme : Si un article a reçu un scan EMD dans un OE qui n'est pas inclus dans les normes de livraison ou s'il a reçu un événement de livraison (EMH/EDH/EMI) dans un code postal qui n'est pas inclus dans les normes de livraison.
    • Hors séquence : Si un élément a reçu des scans de livraison avant le scan EMD.
    • À temps : Si la livraison a eu lieu dans le délai considéré dans les normes de livraison pour le code postal de livraison.
    • Retardé d'un jour, retardé de deux jours, retardé de plus de deux jours : Si un article a été livré en retard compte tenu des normes de livraison pour le code postal de livraison.
    • Report (nouveau depuis 2021) : indique les articles qui sont reportés à la période de rapport suivante. Si un article reçoit un EMD mais aucun événement de livraison au cours du mois de déclaration, il sera reporté à la période de déclaration suivante. Si l'article reçoit des événements de livraison au cours du mois suivant, il sera déclaré et calculé dans l'ordre. Si l'article n'a toujours pas été livré, il sera alors signalé comme ayant des informations de livraison manquantes.
    • Retenu en route : montre les articles qui sont reportés à la prochaine période de rapport, lorsque le motif est « Retenu en douane » ou « En route ». Pour ces articles, le dernier événement était un EME (Retenu en douane) ou un EMF (En route).
    • Importation terminée : montre les articles pour lesquels il y a eu un événement EDX après un EMD et aucun autre événement de livraison. Ces articles sont exclus du volume dans le calcul de la livraison pour éviter qu'ils ne pénalisent les performances des opérateurs de destination. Si un article reçoit des événements de livraison après l'EDX, il fera une demande de paiement et sera donc inclus dans les rapports comme d'habitude.
    • Rejevn: montre les événements (pas les articles) qui ont été rejetés dans le système. Cela peut être dû à un code barre invalide, à un événement dupliqué ou à une population invalide de tout champ dans le message EDI. Les raisons pour lesquelles un événement a été rejeté sont expliquées dans les colonnes I et J. Un seul événement de chaque type est pris en compte pour chaque article, donc si un article reçoit, par exemple, 3 événements EMH, les 2 derniers seront signalés dans le fichier plat rejevn. Si le pays expéditeur et le pays destinataire ne correspondent pas à l'origine et à la destination d'un article dans le message EDI, l'événement sera rejeté et signalé dans le fichier plat rejevn.
    • RESDES pas EMD: montre les articles qui ont reçu un scan RESDES mais n'ont pas reçu de scan EMD.  Ce fichier plat contient les informations sur l'expédition et le réceptacle, afin d'aider à identifier si et pourquoi des scans EMD sont manqués à l'OE. Il indique également si des événements de douane ou de livraison ont été transmis pour ces articles. Les articles contenus dans ce fichier et ayant des événements de livraison auraient pu potentiellement demander un paiement, mais l'EMD est obligatoire pour qu'un article puisse demander un paiement.